出会いを礎に組織を作る
委員長羽生 正慶
背景
現在、総務運営では、会議や書類作成、情報共有などが特定の担当者や経験者に依存する属人化が進んでいます。
その結果、運営方法が人によって異なり、引継ぎに時間を要するほか、ノウハウの共有や継承が十分に行われていません。
この状態は、安定した運営を支える総務本来の役割を発揮しにくくし、組織全体の成長や挑戦を後押しする力を弱めています。
また、事業の継続や運営の安定は図られている一方で、将来を見据えた人材育成や、次代を担う委員長候補の育成が十分とは言えない状況があります。
委員長という役割は単に事業を運営する立場ではなく組織の方向性を示し、仲間を巻き込みながら挑戦を形にしていく重要な存在です。
しかし、日々の活動の中で役割としての魅力や役割の全体像を理解する機会が限られていることにより、委員長への一歩を踏み出しにくい環境が生まれています。
だからこそ、LOMの中で組織運営を学び、役割を担い、挑戦する経験を積み重ねることで、自然と次は自分が担ってみようと思える土壌を整える必要があります。
青年会議所活動においては、地域に根差した活動に加え、国際交流を通じて多様な価値観や視点を学び、視野を広げることが重要となっています。
国際交流は、単なる交流にとどまらず、異なる文化や考え方に触れることで、個々の成長を促し、組織の可能性を広げる機会として取り組む必要があります。
目的
- 知識や経験が特定の人に依存せず、誰が担っても機能する、仕組みで動く総務体制を確立すること。
- メンバー一人ひとりが組織運営の意義を理解し、役割を担いながら挑戦を重ねることで、主体的に行動できる人材を育成すること。
- 組織運営を通じて学びと経験を積み重ね、次は自分が委員長を担ってみようと思える土壌をLOMの中に形成すること。
- 国際交流を通じて多様な価値観や視点に触れる機会を創出し、メンバー一人ひとりの視野を広げること。
目標･KPI
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仕組みで動く総務体制の確立
KPI: 業務データ・会議資料・議事録をクラウド（SSD等含む）で一元管理する。
委員長マニュアル（各委員会の担い・行事・フロー）を作成し、運用する。 -
主体的に行動できる人材の育成
KPI:年間を通じた例会平均出席率80％以上を達成する。
内容:新入会員や歴の浅いメンバーを対象に、全体行事や役割を学ぶ機会を設ける。 -
委員長輩出につながる経験と意識の醸成
KPI:委員会運営や事業運営の中で、運営の中核を担う経験をしたメンバーを創出する。 -
国際交流を通じた視野拡大と組織の可能性向上
KPI:国際交流を通じて、互いの国の言語や文化を学ぶ機会を設け、国際交友を深める。
手法
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仕組みで動く総務運営の実践デジタル引継ぎ体制の構築を行います。
業務データや会議資料、議事録などをクラウド（SSD等を含む）で一元管理し、
誰もが同じ情報にアクセスできる環境を整備することで、情報が特定の担当者や経験者に偏ることを防ぎます。
これにより、業務内容や進行状況を常に共有できる体制を整え、引継ぎに伴う負担や不安を軽減します。
併せて、委員長マニュアルの作成を実施します。
各委員会の担い、年間行事、運営フローを整理した委員長マニュアルを作成し、 現役委員長および次期委員長候補が活用することで、委員長という役割の全体像を可視化します。
これにより、業務内容や判断の流れを事前に理解できる環境を整え、円滑な引継ぎと安定した委員会運営を実現します。
これらの取組みを通じて、特定の経験者に依存することなく、誰が担っても一定の水準で運営できる基盤を整え、持続可能な組織運営につなげていきます。 -
主体的な行動を促す学びの場づくり
新入会員や歴の浅いメンバーが受動的な状態から主体的な行動ができる状態へと、
いち早くするためには初めての別府青年会議所というしおりを作成し配布いたします。
運動や活動の理解を深めてもらい、読むだけで我々の団体がどういう団体かを知ってもらいます。
しおりは、ホームページや会員拡大活動にも使用いたします。
また、JC見学ツアーと称し所属する委員会のみならず、他の委員会、理事会にオブザーバー参加するよう声かけを行い、 見て・学び・関わることで短期間で成長してもらう取組みを実施します。 -
委員長輩出につながる経験づくり
委員会運営や事業運営の過程において、企画の立案・関係者との調整・会議の進行・資料の取りまとめなど、運営の中核を担う役割を意図的にメンバーへ任せる機会を創出します。
単なる作業補助ではなく、考え、判断し、周囲を巻き込みながら進める立場を経験することで、 委員長という役割に必要な視点や責任感を段階的に身につけてもらいます。
また、経験のある役職経験者やシニアメンバーから、委員長当時の想いや判断の背景、苦労ややりがいについて直接学ぶ場を設けます。
実体験に基づく話を通じて、委員長という役割をより具体的にイメージできるようにし、自分も将来担ってみたいという意識の醸成につなげます。
これらの取り組みにより、LOMの中で自然と委員長候補が育ち、次代へとつながる人材の循環を生み出していきます。 -
企業×JC共創セッションによる視野と実践力の拡張
企業×JC共創セッションを開催し、メンバーが所属する企業において実践している 組織運営・人材育成・リーダーシップの事例 を共有する機会を設けます。
企業という実践の場で培われた考え方や手法を、青年会議所の委員会運営や事業運営と重ね合わせて捉えることで、 従来の枠にとらわれない新たな視点や工夫を取り入れることを可能とします。
これにより、単なる運営の理解にとどまらず、組織を動かす力や人を巻き込みながら挑戦を形にしていく力 を養い、 将来、委員長や中核を担う立場となった際にも活かせる実践的な学びへとつなげていきます。 -
国際交流を通じた視野拡大の取組み
国際交流において、交流国の言語や文化を学ぶ時間を設け、異なる価値観や考え方に触れる機会を創出します。
これにより、メンバー一人ひとりが多様性を理解し尊重する姿勢を身につけることで、視野の拡大と人間的成長につなげます。
